¿Cómo realizar una base de datos en Excel?

 

Pero utilizando las macros

En este Blogger vamos a aprender a utilizar herramientas de Excel; para hacer pequeñas bases de datos utilizando las macros.

Ya conociendo un poco de que son las macros y que tipo de leguaje de programación utiliza, como activar tu macros en Excel, en las otras publicaciones, si no es así, te invito a verlas, ahora vamos a empezar a enlizar los pasos para realizar tu base de datos. 

Lo primero que vamos a realizar para hacer nuestra base de datos, tendremos que dar una estructura en nuestra hoja de calculo; para ingresar datos.

 Puedes agregar los datos que tu necesites para tu base de datos 

 Enlistaremos los pasos para realizar la base de daos

1.  Realizaremos dos   hojas de Exel, en el mismo formato del programa ofimático 

 La primera hoja de Exel, le cambiaos el nombre (el nombre que tú quieras) yo la nombrare Registro, abre otra hoja de Excel y de nuevo cambia el nombre, observa la imagen.

En la primera hoja con el nombre de registro, vamos a estructurar nuestra base de datos para insertar nuestros datos. puedes estructurarla de esta forma.

               ·         Titulo

·         Nombre

·     Apellido paterno

·     Apellido materno

·         Edad

·         Dirección

·         CURP

En la hoja dos vamos hacer la tabla donde se va registrar los datos que vamos a insertar en la hoja 1 de registro, esta hoja la nombrare base datos, recuerda tu puedes poner cualquier nombre.  

  Es importante que los datos que pusiste en tu primera hoja sean igual que tu segunda hoja 

Vamos a dar estructura para que nuestros datos se puedan ordenar, es importante realizar una tabla en nuestra hoja de calculo para que nos ayude administrar, analizar y organizar nuestros datos, también servirán los filtros para su mejor búsqueda de datos.

Para poner nuestra tabla utilizaremos el siguiente atajo, en la cinta de opciones identifica la pestaña insertar, en el grupo tablas, selecciona el comando tablas, no olvides seleccionar tus datos para crear tu tu tabla. observa la imagen. 

2. Después de realizar nuestras hojas y nombrarlas vamos a realizar los botones para nuestra base de datos y su funcionamiento.

 Tenemos dos formas para realizar los botones.

 1. La primera podemos utilizar la pestaña de la cinta de opciones programador .

• 
•  En la cinta de opciones identifica la pestaña programador, en el grupo controles, selecciona el comando insertar.
• 
  Abrirá un menú, se divide en dos en controles de formularios y controles de ActiveX. Selecciona el primer control de formulario utiliza el primer comando (Botón de formulario)
•  El puntero de tu mouse se convertirá en símbolo así + donde podrás dibujar un cuadro del tamaño que tu prefieras. 
• Saldrá un cuadro de diálogo no necesitas cambiar el nombre directo, le damos aceptar y saldrá el botón. 
• Al salir nuestro botón podemos acomodarlo en el lugar que te gustes y cambiar el nombre.
• Para cambiar el nombre sitúa tu puntero del mouse y da clic con botón derecho, saldrá un menú de opciones, busca editar texto. 
• Pero recuerda todavía no está configurado.
• Para eliminarlo no olvides seleccionar y suprimir 

2. La segunda formas, puedes personalizar tus botones, puedes insertar una imagen o una forma.

• Lo vamos a trabajar con formas, nos situamos en la cinta de opciones identifica Insertar, en el grupo de ilustraciones, selecciona el comando formas, puedes escoger la forma que te gusta más.
• Puedes escoger la forma, color, nombrarlo de diferente forma, poder los botones que tu necesites

• 
  Por ejemplo, observa la imagen.

             😋   Tienen 3 botones una 

                     donde tiene eliminar, 

                     guardar y borrar

             😋  Una flecha su función 

                    será enviarme a la base de datos.

        Aquí depende de tu creatividad.

3. Ya terminamos las estructura de la base de datos. Ahora trabajaremos para programar la macro para que funcionen los botones y pueda guardar la información que ingreses en la base de datos  

 Es importante que sepas que son pasos sencillos para hacer una macro, vamos a trabajar con algunos códigos.

• En la cinta de opciones identifica la pestaña programador, en el grupo controles código, nos vamos a abrir Visual Basic, saldrá una nueva pestaña 

• El cuadro que observamos en la imagen de arriba es el editor de Visual Basic, donde se encuentran todos los códigos de la macro

  
  
  👉el menú de la macro donde se ve modulo

  👉es donde se guardan las macros daremos un clic, saldrá un módulo 1 y daremos doble clic

al entra al módulo 1, presentara los códigos para programar tu base de datos, es importante que nombres tus varíales, recuerda Sub (inicio del programa) la variable  () y End Sub es su cierre del código.

Ejemplo .

           Sub Guardar ()

           End Sub  

Vamos a capturar el código que vamos a programar,  trabajaremos con los siguientes pasos para tu primer botón  

PRIMER BOTÓN CON EL NOMBRE GUARDAR 

1. Capturar los datos
2.  Ir a la hoja de base_datos
3.  Insertar una fila
4. Insertar los datos capturados

Paso 1. Capturar los datos 

Se tiene que trasferir los datos que escribimos en las celdas para que se pasen a la base de datos correctamente.

                Vamos a iniciar con la celda de nombre.

                Para referirnos a una celda Range

                Para referirnos a una celda en específico el código que vamos utilizar 

                      Range ("columna _ fila"). 

                      Ejemplo Range (“E6”)

                Para copiar los datos utilizamos  el código que vamos utilizar 

                      Range("columna_fila"). Copy

                     Ejemplo Range(“E6”). Copy

                Para insertar los datos en otra celda y se copien se necesita utilizar 

                     Range (“columna_fila”). PasteSpecial xIPasteValues

                     Ejemplo Range(“E6”).PasteSpecial xIPasteValues

Paso 2. Ir a la hoja de base_datos

Vamos a  trabajar con la hoja de Excel con el nombre Base datos

Recuerda que continuar con el código que hemos estado utilizando desde el  principio

ahora vamos a construir dentro de la mismo código para ir a la hoja dos, para cuando tu acptures tus datos en la hoja de registro se puedan capturar en la hoja de base_datos.

el código que utilizaras para seleccionar la hoja es :  

                                      Sheets ("nombre de la hoja de exel"). Select

Por ejemplo

                    Sub Guardar()

                       Range("E6").Copy

                       Sheets("Base_datos").Select

                       Range("B4").PasteSpecial xlPasteValues

                    End Sub

Pero no olvides el otro código que realizamos para capturar tus datos tu código tendría que estar de esta forma    

                      Sub Guardar()

                       Range("E6").Copy

                       Sheets("Base_datos").Select

                       Range("B4").PasteSpecial xlPasteValues

                       Range("I6").Copy

                       Range("C4").PasteSpecial xlPasteValues

                    End Sub

Paso 3.  Insertar una fila

Este paso es uno de los mas importantes ya que nos ayudara a acomodar nuestra base de datos y no se vaya se sobrescriba la información, cada vez que captures un dato pueda cambiar de filas.

Seguiremos utilizando el mismo código que estamos trabajando, solo agregaremos un nuevo comando para seleccionar filas  

                                            Sheets("nombre de la hoja de excel").Select

tu código tiene que quedar así 

                       Sub Guardar()

                       Range("E6").Copy

                       Sheets("Base_datos").Select

                       Range("B4").PasteSpecial xlPasteValues

                       Sheets("Base_datos").Select

                       Range("A4").EntireRow.Insert

                       Sheets("Registro").Select

             

                      End Sub

Paso 4.  Insertar los datos capturados

Ya  estamos por terminar la macro del botón guardar nuestros datos, pero le daremos forma para poder capturar nuestros datos en cada celda de los datos que estamos solicitando y se guarde en nuestra segunda hoja.

 para darle forma y nombrar en nuestro código cada celda utilizaremos un apostrofe ' el nombre del dato que vamos a utilizar. 

ejemplo:  'Apellido para nombrar el apartado de nuestro código.

Tú código tiene que quedar asi:

                      Sub Guardar()

                      Sheets("Base_datos").Select

                      Range("A4").EntireRow.Insert

                      Sheets("Registro").Select

                      'Nombre

                      Range("E6").Copy

                      Sheets("Base_datos").Select

                      Range("B4").PasteSpecial xlPasteValues

                      Sheets("Registro").Select

                      'Apellido

                      Range("I6").Copy

                      Sheets("Base_datos").Select

                      Range("C4").PasteSpecial xlPasteValues

                      Sheets("Registro").Select

                     End Sub

Es una parte del código termínalo tu  solo es copiar y ver tus celdas en donde se encuentra la información a  capturar.

Un dato importante si no ingresas datos a en tu registro y das clic en guardar en tu base de datos, guardara una celda vacía, para que no ocurra este situación podrás utilizar un if .

un if  sirve para decidir que acciones realizar a partir de una condición lógica, es decir, al cumplir una condición se ejecuta una serie de instrucciones y puede hacer que otra serie de instrucciones se ejecuten si es falsa.

en tu código podemos poner mensajes si no se cumple con estas condiciones utilizando     

                                           msgbos("mensaje que quieresponer") 

si quieres trabajar con if  tu codigo queda de esta forma :

                       Sub Guardar()

                       If Range("E6").Value = Empty Then

                       msgbos ("No has insertado datos")

                       Exit Sub

                       End If

                      Sheets("Base_datos").Select

                      Range("A4").EntireRow.Insert

                      Sheets("Registro").Select

                      'Nombre

                      Range("E6").Copy

                      Sheets("Base_datos").Select

                      Range("B4").PasteSpecial xlPasteValues

                      Sheets("Registro").Select

                      'Apellido

                      Range("I6").Copy

                      Sheets("Base_datos").Select

                      Range("C4").PasteSpecial xlPasteValues

                      Sheets("Registro").Select

                     End Sub

  

Esta terminado tu macro del primer botón, los demás botos son mas sencillos sus códigos

  SEGUNDO BOTÓN CON EL NOMBRE LIMPIAR 

Vamos a crear otra macro, recuerda para crearla tenemos que utilizar 

       Sub nombrer () 

       End Sub 

Ejemplo:

        Sub Limpiar ()

        End Sub 

El comando que utilizaremos para limpiar será

                    

                                    Range("columna_fila").Value = Empty

Este comando lo utilizaremos en nuestro código para cuando des clip en el botón limpiar, pueda quitar datos que ya llenaste o no quieres. el código queda así:

                   Sub Limpiar()

                  Range("E6").Value = Empty

                  Range("E8").Value = Empty

                  Range("E10").Value = Empty

                  Range("I6").Value = Empty

                  Range("I8").Value = Empty

                  Range("I10").Value = Empty

                  Range("M6").Value = Empty

                  Range("M8").Value = Empty

                 End Sub

SEGUNDO BOTÓN CON EL NOMBRE ELIMINAR

Vamos a crear otra macro, recuerda para crearla tenemos que utilizar 

       Sub nombrer () 

       End Sub 

Ejemplo:

        Sub Eliminar ()

        End Sub 

Este código nos va servir para eliminar las filas que capturamos y ya no la queremos en nuestra base de datos.

Pero recordemos que el botón eliminar se encuentra en la hoja 1 de registro y para borrar y eliminar datos esta en la hoja 2 de mi base de datos, tenemos que direccionar nuestra hoja, este paso ya lo realizamos será muy sencillo hacerlo.

vamos a utilizar el siguiente comandos   

                                      Range(“columna_fila”).EntireRow.Delete

                               Sheets("nombre de la hoja de excel").Select

tu código tienen que quedar así

          

                  Sub Eliminar()

          

                  Sheets("Base_datos").Select

                  Range("B4").EntireRow.Delete 

End Sub

terminamos toda nuestra base de datos